Ostatnio bezpłatny audyt zamówiono minut temu

Zadzwoń do naszego konsultanta
phone
lub napisz email email

Jakie są najpopularniejsze zbiory danych osobowych w sklepie internetowym i czy można je zgłosić razem?

Jakie są najpopularniejsze zbiory danych osobowych w sklepie internetowym i czy można je zgłosić razem?

 

    1. Obowiązek ochrony przetwarzanych danych osobowych ciąży na każdym właścicielu e-sklepu, który taki zbiór danych gromadzi. Wiąże się to nie tylko z koniecznością jego rejestracji u Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO), ale też wdrożenia dokumentacji i odpowiedniego zabezpieczenia danych.

 

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych administratora danych do zgłoszenia zbioru danych osobowych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych, z wyjątkiem przypadków zwalniających go z tego obowiązku, o których mowa w art. 43 ust. 1 ustawy.

 

W rozumieniu ustawy, zbiór danych to

„każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie” (art. 7 pkt 1 ustawy).

 

Jedno zgłoszenie – jeden zbiór

 

Ustawa o ochronie danych osobowych wskazuje, iż jedno zgłoszenie zbioru danych powinno obejmować tylko jeden zbiór danych osobowych (art. 41 ustawy). Każdy zbiór danych osobowych, który jest zgłaszany przez Administratora danych różni się między sobą m.in. zakresem przetwarzanych danych, celem przetwarzania danych, podstawą prawną prowadzenia zbioru.

 

W żadnym wypadku wypełnienie jednego zgłoszenia dla kilku zbiorów danych osobowych nie pozwoli w sposób właściwy scharakteryzować poszczególnych zbiorów objętych tym zgłoszeniem.

 

Tym samym zgłoszenie kilku zbiorów w jednym wniosku uniemożliwi wskazanie elementów decydujących o jego tożsamości, tj. np. podstawy prawnej przetwarzania danych, zakresu przetwarzanych danych, celu przetwarzania danych w zbiorze. A co za tym idzie nie będzie możliwe stwierdzenie, jaki zakres informacji, o którym mowa w art. 41 ust. 1 ustawy, dotyczy każdego ze zbiorów.

 

Art. 41. 1. Zgłoszenie zbioru danych do rejestracji powinno zawierać: 1) wniosek o wpisanie zbioru do rejestru zbiorów danych osobowych, 2) oznaczenie podmiotu prowadzącego zbiór i adres jego siedziby lub 14 miejsca zamieszkania, w tym numer identyfikacyjny rejestru podmiotów gospodarki narodowej, jeżeli został mu nadany, oraz podstawę prawną upoważniającą do prowadzenia zbioru, a w przypadku podmiotu, o którym mowa w art. 31a, oznaczenie tego podmiotu i adres jego siedziby lub miejsce zamieszkania, 2) oznaczenie administratora danych i adres jego siedziby lub miejsca zamieszkania, w tym numer identyfikacyjny rejestru podmiotów gospodarki narodowej, jeżeli został mu nadany, oraz podstawę prawną upoważniającą do prowadzenia zbioru, a w przypadku powierzenia przetwarzania danych podmiotowi, o którym mowa w art. 31, lub wyznaczenia podmiotu, o którym mowa w art. 31a, oznaczenie tego podmiotu i adres jego siedziby lub miejsca zamieszkania, 3) cel przetwarzania danych, 3a) opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz zakres przetwarzanych danych, 4) sposób zbierania oraz udostępniania danych, 4a) informację o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane mogą być przekazywane, 5) opis środków technicznych i organizacyjnych zastosowanych w celach określonych w art. 36-39, 6) informację o sposobie wypełnienia warunków technicznych i organizacyjnych, określonych w przepisach, o których mowa w art. 39a, 7) informację dotyczącą ewentualnego przekazywania danych do państwa trzeciego.

 

A zatem skoro dane osobowe klientów sklepu internetowego przetwarzane są w różnych celach, jak np. realizacja zamówień klientów sklepu internetowego, prowadzenie statystyk, marketing, prowadzenie bazy umów cywilnoprawnych, to dla ich realizacji potrzebny będzie różny zakres danych osobowych.

 

Zatem taka baza danych osobowych sklepu internetowego zawiera faktycznie kilka zbiorów danych prowadzonych w różnych celach. Każdy zbiór powinien zostać zgłoszony na oddzielnym formularzu zgłoszeniowym, w którym zostanie uwzględniony odpowiedni zakres danych osobowych oraz cel, dla jakiego są one przetwarzane.

 

Zbiory danych w e-sklepie

 

Pamiętając o zasadzie jeden zbiór – jeden cel przetwarzania należy wyodrębnić zbiory danych osobowych w e-sklepie.

 

Zbiór danych powinien posiadać strukturę. Dane powinny być uporządkowane np. alfabetycznie, wg daty lub numerów identyfikacyjnych.

 

Zbiór danych powinien być dostępny według określonych kryteriów – chodzi o możliwość przeszukiwania zbiorów, np. wg daty dokonania zakupu, adresu zamieszkania klienta itp.

Zbiór danych może być rozproszony lub podzielony funkcjonalnie. Dane osobowe klientów e-sklepu mogą znaleźć się również poza tzw. bazą danych e-sklepu, czyli np. jeśli sklep korzysta z zewnętrznej obsługi księgowej – dane znajdą się również w oprogramowaniu księgowym; jeśli e-sklep korzysta z zewnętrznego oprogramowania do rozsyłania mailingu, dane pojawią się z pewnością również tam.

 

Przykładowe zbiory danych w sklepie internetowym:

 

KLIENCI

Sklep internetowy gromadzi dane klientów takie jak np. ich imiona i nazwiska oraz adresy, gdyż jest to niezbędne do realizacji umowy, a w szczególności do dokonania wysyłki towaru.  Dzieje się to podczas składania zamówienia, zakładania przez klienta konta w e-sklepie czy też podczas sprzedaży w sklepie stacjonarnym.

 

MARKETING

Aby zamówić newsletter Klient musi podać na stronie E-sklepu swój adres e-mail. Niezależnie od tego czy jest to klient zarejestrowany, czy też nie.

Pozyskane w ten sposób adresy e-mail stanowią zbiór danych osobowych, w rozumieniu art. 7 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych.Jeśli to jedyne działanie marketingowe w e-sklepie – można ów zbiór zatytułować „NEWSLETTER”.

W sytuacji gdy e-sklep organizuje promocje handlowe i promocje dla konsumentów – czyli dociera do konkretnych klientów z rabatami, ofertami specjalnymi, obniżkami – na podstawie różnych metod segmentacji (pojęcie marketingu jest szersze), nazwa zbioru winna mieć bardziej pojemny zakres.

 

PRACOWNICY

W przypadkach większości e-sklepów zatrudniani są pracownicy.

Na szczęście, obowiązkowi zgodnie z  Art. 43 ust. 1 pkt 4 uodo nie podlegają zbiory danych osób zatrudnionych u ADO na podstawie stosunku pracy, o którym mowa wKodeksie pracy, a także dane osób świadczących na rzecz administratora usługi na podstawie umów cywilnoprawnych (umowa-zlecenie, umowa o dzieło), co nie oznacza, że nie podlegają one ochronie.

Taki zbiór należy jednak również wskazać w ewidencji.

 

Każdy e-sklep może gromadzić dane osobowe z różnych źródeł, dlatego wskazane powyżej zbiory danych osobowych mają jedynie przykładowy charakter.

 

Nie podlegają rejestracji również zbiory danych osobowych przetwarzanych wyłącznie w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej (art. 43 pkt. 8 ustawy o ochronie danych osobowych).

 

Główne cele przetwarzania danych osobowych w sklepach internetowych, na jakie wskazuje GIODO to:

 

  1. Realizacja zamówień klientów
  2. Marketing (np.wysyłka newslettera)
  3. Prowadzenie bazy umów cywilnoprawnych
  4. Prowadzenie statystyk

 

Podsumowanie

 

Zidentyfikowane i wyodrębnione w obrębie e-sklepu zbiory danych należy zgłosić do GIODO. Zgłaszając zbiór nie należy przedkładać żadnej listy dotychczasowych klientów w GIODO a jedynie dany zbiór określając cel przetwarzania zawartych w nim danych osobowych. Wskazane w artykule zbiory danych mają jedynie przykładowy charakter, każdy sklep internetowy może mieć  ich mniej lub więcej. Dlatego tak ważne przed przystąpieniem do rejestracji jest wnikliwe przeanalizowanie zakresu przetwarzanych danych i celów, w jakich są one przetwarzane.

5.00 avg. rating (98% score) - 2 votes

Post a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *