utworzone przez Ekspert DaneSklepu.pl | maj 13, 2016 | GIODO sklep internetowy
Przedsiębiorca prowadzący zarówno mały jak i duży sklep internetowy podlega reżimowi ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku, a zatem musi wypełnić wymogi dotyczące ochrony danych osobowych.
Czy muszę rejestrować zbiór danych osobowych?
Przede wszystkim Administrator danych jeszcze przed rozpoczęciem działalności sklepu internetowego (jak wskazuje art. 46 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych) ma obowiązek zarejestrować w GIODO zbiory danych osobowych lub powołać Administratora Bezpieczeństwa Informacji i zgłosić go do GIODO. W drugim przypadku trzeba będzie pamiętać jedynie o zgłoszeniu danych osobowych wrażliwych, jeśli takie przetwarza.
Przetwarzanie danych obejmuje ich zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie oraz usuwanie. Każdy sklep internetowy, niezależnie od wielkości, który wykonuje jakiekolwiek operacje na danych osobowych powinien dokonać rejestracji w GIODO.
Dane wrażliwe są to zgodnie z art. 27 ustawy o ochronie danych osobowych dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania filozoficzne lub religijne, przynależność związkową, partyjną, wyznaniową, jak również dane o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach, dane dotyczące skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych. Przetwarzanie danych osobowych wrażliwych jest dozwolone gdy osoba, której te dane dotyczą wyrazi na to pisemną zgodę.
Administrator danych we wniosku rejestracyjnym do GIODO winien wskazać rodzaj przetwarzanych przez siebie danych oraz cel ich przetwarzania.
Jakie zbiory danych powinien zgłosić sklep internetowy?
Sklep internetowy przetwarza dane generalnie w celu realizacji zamówień swoich klientów, prowadzi rejestry umów cywilnoprawnych a niekiedy decyduje się na wysyłkę newslettera oraz tworzenie baz statystycznych. Zgłoszenie do GIODO może dotyczyć więc kilku zbiorów, a zatem będzie konieczne wypełnienie kilku wniosków rejestracyjnych, albowiem każdy zbiór danych jest zgłaszany odrębnie na oddzielnym formularzu.
Nie można niestety wskazać jednej uniwersalnej listy zbiorów, które w przypadku każdego sklepu internetowego podlegałyby zgłoszeniu, albowiem każdy podmiot jest inny i działa na innych zasadach.
Należy pamiętać, że często (choć nie zawsze, bo i tu znajdą się wyjątki) z mocy ustawy (art. 43) niektóre zbiory danych będą podlegać zwolnieniu od rejestracji w GIODO np. Zbiór danych pracowników (przyszłych, obecnych i byłych).
Jakie obowiązki ma właściciel sklepu internetowego?
1. Przygotowanie Polityki bezpieczeństwa informacji oraz instrukcji zarzadzania systemem informatycznym
Administrator danych osobowych ma ustawowy obowiązek opracowania, wdrożenia i prowadzenia dokumentacji systemu ochrony danych osobowych (art. 36 ust. 2).
Należy pamiętać, że na sam wymóg prowadzenia dokumentacji nie ma wpływu rodzaj, cel, sposób przetwarzania ani wielkość przetwarzanych zbiorów danych osobowych.
Obowiązkową dokumentację systemu ochrony danych osobowych stanowi:
- Polityka bezpieczeństwa;
- Instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych (§3).Nie jest to zbiór zamknięty i powinien być rozszerzony na pozostałe dokumenty określone wprost lub wynikające z przepisów Ustawy:
- Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych (art. 37);
- Ewidencja upoważnień do przetwarzania danych osobowych (art. 39 ust. 1);
- Zobowiązania do zachowania poufności (art. 39 ust. 2).
Ważne by dokumentacja była przejrzysta i kompleksowa dla wszystkich osób przetwarzających dane osobowe w organizacji, a także by nie odbiegała od rzeczywistości.
2. Rejestracja zbioru danych osobowych w GIODO
Obowiązek rejestracyjny dotyczy wszelkich zbiorów danych osobowych, bez względu na kategorię przetwarzanych danych osobowych, tj. zwykłe czy wrażliwe, rodzaj przetwarzanych danych osobowych, tj. zawartość informacyjna dla każdej z osób, wielkość zbioru, tj. liczby przetwarzanych w nim informacji.
Aktualnie istnieją dwa sposoby rejestracji zbioru danych sposoby złożenia wniosku o rejestrację zbioru danych osobowych:
- wypełnienie elektronicznego formularza wniosku znajdującego się na platformie internetowej GIODO i wstępnego zatwierdzenia jego treści (nie jest konieczne posiadanie podpisu elektronicznego i nie jest formalnym potwierdzeniem złożenia wniosku), wydrukowanie wniosku i podpisanie go przez Administratora danych osobowych i przesłanie wniosku pocztą na adres Biura GIODO
- wypełnienie elektronicznego formularza wniosku znajdującego się na platformie internetowej GIODO, zatwierdzenie jego treści poprzez uwierzytelnienie przez Administratora danych osobowych przy użyciu mechanizmów podpisu elektronicznego – formalne złożenie wniosku.Należy pamiętać, iż dane osobowe można przetwarzać z chwilą złożenia „Wniosku o rejestrację zbioru”(art. 46 ust. 1), natomiast „wrażliwe” dane osobowe dopiero po uzyskaniu decyzji o zarejestrowaniu zbioru (art. 46 ust. 2 w zw. z art. 42 ust. 4).
- Obowiązek informacyjny wypełniany przy zbieraniu danych osobowych (art. 24 i 25 Ustawy o ochronie danych osobowych)
Na ADO ciąży specjalny obowiązek informacyjny albowiem istotnym jest, aby osoba zainteresowana (np. klient, pracownik) miała możliwość realnej oceny sytuacji i podjęcia decyzji co do udostępnienia swoich danych.
Administrator danych osobowych jest zobowiązany poinformować osobę, której to bezpośrednio dotyczy o:
adresie siedziby swojego przedsiębiorstwa i jego pełnej nazwie lub gdy administratorem danych jest osoba fizyczna – o miejscu swojego zamieszkania oraz imieniu i nazwisku, celu zbierania danych, a w szczególności o znanych mu w czasie udzielania informacji lub przewidywanych odbiorcach lub kategoriach odbiorców pozyskiwanych danych; prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich prawie do ich poprawiania; dobrowolności albo obowiązku podania danych, a jeśli taki obowiązek istnieje, o jego podstawie prawnej.
Czy Administrator danych ma obowiązek powołania ABI?
Kwestia powołania lub niepowołania Administratora bezpieczeństwa informacji jest indywidualnym wyborem każdego przedsiębiorcy, który w każdej chwili może zostać zmieniony.
ADO może powołać Administratora bezpieczeństwa informacji (ABI) – czyli osobę nadzorującą z jego upoważnienia przestrzeganie stosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych poprzez powierzenie zadań z zakresu ochrony danych osobowych bądź to swojemu pracownikowi bądź poprzez skorzystanie z usług profesjonalisty mającego doświadczenie w pełnieniu obowiązków Administratora bezpieczeństwa informacji
Podsumowanie
Jednym słowem, nie ma taryfy ulgowej nawet dla małych sklepów internetowych. Ustawa o ochronie danych osobowych traktuje wszystkie podmioty, niezależnie od ich wielkości – jednakowo. Procedura zgłoszenia zbiorów osobowych nie jest nader czasochłonna a pozwoli uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji w postaci pociągnięcia do odpowiedzialności z tytułu nieprzestrzegania przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.
utworzone przez Ekspert DaneSklepu.pl | sie 7, 2015 | GIODO sklep internetowy
„Ile trwa rejestracja w GIODO? Jak długo muszę czekać?” Jest to pytanie, które nasi klienci zadają praktycznie codziennie. Niezwykle ciężko jednak udzielić jednoznacznej odpowiedzi, gdyż byłoby to czyste zgadywanie. Może się okazać, że zgłoszenie zostanie zaakceptowanie po 2-3 dniach, ale równie dobrze możemy czekać 2-3 miesiące. Powód jest prosty: nigdzie w przepisach prawa, ni też w rozporządzeniach i decyzjach wydanych przez GIODO nie znajdziemy sprecyzowanego maksymalnego terminu rozpatrzenia wniosku rejestracyjnego. Jeżeli nie przetwarzamy w naszych zbiorach danych wrażliwych*, wówczas nie mamy co liczyć również na informację zwrotną od GIODO po zaakceptowaniu naszego wniosku ( w przypadku przetwarzania danych wrażliwych* GIODO informuje automatycznie o rejestracji tychże zbiorów).
Jeżeli przetwarzamy w naszych zbiorach jedynie zwykłe dane to na całe szczęście nie musimy czekać na dodanie ich do rejestru GIODO. Po przesłaniu wniosku możemy spokojnie i z czystym sumieniem przetwarzać dane osobowe klientów a po kilkudziesięciu dniach wystąpić do GIODO o wydanie zaświadczenia o rejestracji zbiorów. Inaczej ma się sprawa, gdy przetwarzamy dane wrażliwe*. W takiej sytuacji nie jesteśmy uprawnieni do ich przetwarzania na podstawie przesłania wniosku. Musimy czekać na wydanie decyzji przez GIODO. Na szczęście takie wnioski rozpatrywane są nieco szybciej niż standardowe, a decyzje przesyłane są do nas pocztą.
Informacji na temat statusu rozpatrywania przesłanego przez nas wniosku udziela Departament rejestracji GIODO. Wszelkie dane kontaktowe dostępne są pod tym linkiem .
*Dane wrażliwe: pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniowa, partyjna lub związkowa, dane o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym.
utworzone przez Ekspert DaneSklepu.pl | sie 6, 2015 | GIODO sklep internetowy
W każdym przedsiębiorstwie Administrator Danych (ADO) sprawuje władztwo nad przetwarzaniem danych i co za tym idzie jest odpowiedzialny za ich bezpieczeństwo. W tym tekście skupimy się właśnie na jego odpowiedzialności. Pouczenie, kara finansowa, a może ograniczenie wolności? Co czeka ADO za nieprzestrzeganie swoich obowiązków?
Zacznijmy od ciekawostki: Ustawa o ochronie danych osobowych nie reguluje wprost cywilnej odpowiedzialności Administratora danych. Wprost to mało powiedziane. Wyrażając się precyzyjniej: ustawa ta nie zawiera żadnych przepisów dotyczących cywilnej odpowiedzialności administratorów danych czy innych podmiotów, które przetwarzają dane. Ustawodawcy uregulowali jednak odpowiedzialności karne za nieprawidłowości w przetwarzaniu danych czy niedopełnienie obowiązków. Ustawa o ochronie danych osobowych listuje trzy główne zaniechania ADO, które wymienimy teraz, a poniżej omówimy szerzej każde z nich. Są to: nieuprawnione przetwarzanie danych, brak odpowiedniego zabezpieczenia danych oraz niespełnienie obowiązku rejestracji zbiorów.
Nieuprawnione przetwarzanie danych
O karze za bezprawne przetwarzanie danych osobowych stanowi artykuł 49 uodo:
Kto przetwarza w zbiorze dane osobowe, choć ich przetwarzanie nie jest dopuszczalne albo do których przetwarzania nie jest uprawniony, podlega grzywnie, karze ograniczenia albo pozbawienia wolności do lat 2.
Surowsza kara jest przewidziana w przypadku nieuprawnionego przetwarzania danych wrażliwych (np. przynależność partyjna, wyznaniowa, dane o kodzie genetycznym czy życiu seksualnym). Wówczas sprawca może zostać ukarany pozbawieniem wolności do lat 3.
Zwróćmy szczególną uwagę na fakt, iż artykuł 49 nie skupia się wyłącznie na administratorze danych. Odpowiedzialność karną wynikającą z powyższego artykułu może ponieść każda osoba nieuprawniona do przetwarzania danych. Odpowiedzialności podlegają również podmioty przetwarzające dane na zlecenie administratora (np. podmioty pocztowe, księgowe) jeżeli nie mają umocowania do udostępniania danych osobowych a mimo wszystko to czynią. Podkreślmy, że przestępstwo popełnia wyłącznie osoba, która przetwarza dane w obrębie zbioru, gdyż art. 49 nie zabrania przetwarzania danych poza zbiorami.
Brak odpowiedniego zabezpieczenia danych osobowych
Jest to kolejne przestępstwo o którym stanowi ustawa o ochronie danych osobowych w artykule 52. Brzmi on następująco:
Kto administrując danymi narusza choćby nieumyślnie obowiązek zabezpieczenia ich przed zabraniem przez osobę nieuprawnioną, uszkodzeniem lub zniszczeniem, podlega grzywnie, każe pozbawienia, bądź ograniczenia wolności do roku.
Zwróćmy w tym miejscu uwagę na określenie wyciągnięte żywcem z ustawy: administrujący danymi. Jak należy interpretować to określenie? Administrujący danymi to ktoś, kto zarządza danymi, choć niekoniecznie musi być administratorem danych. Przestępstwo w tym przypadku może więc popełnić każda osoba mająca dostęp do danych przyznany przez administratora (np. pracownik firmy). Inaczej niż w przypadku nieuprawnionego przetwarzania danych, reperkusje ich nieodpowiedniego zabezpieczenia będą obejmowały dane zawarte w zbiorach, jak również te poza zbiorami.
Niespełnienie obowiązku rejestracji zbiorów w GIODO
Przypuśćmy, że administrator danych nie zgłosi zbiorów do GIODO. Co wtedy? Odpowiedzialność karną za brak rejestracji regulują dwa artykuły ustawy, mianowicie:
Art. 53 – Kto będąc do tego zobowiązany nie zgłasza do rejestracji zbioru danych, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo karze pozbawienia wolności do roku.
Art. 54 – Kto administrując zbiorem danych nie dopełnia obowiązku poinformowania osoby, której dane dotyczą, o jej prawach lub przekazania tej osobie informacji uniemożliwiających korzystanie z praw przyznanych jej w tej ustawie, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku
Obowiązek rejestracji zbiorów wynika z art. 40 tejże ustawy, który nakazuje zgłoszenie przetwarzanych danych do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Przestępstwo określone w dwóch powyższych artykułach jest indywidualne. Do odpowiedzialności za ich popełnienie może więc być pociągnięta wyłącznie osoba, która winna uregulować kwestie zgłoszenia zbiorów do GIODO. Mowa tu oczywiście o administratorze danych (ADO).
Podsumowanie
Dla zwykłego sprzedawcy internetowego kary, które przewiduje ustawa o ochronie danych osobowych wydają się ogromne. Wielu właścicieli e-przedsiębiorstw do dzisiaj żyje w nieświadomości, często nie mając najmniejszego pojęcia o istnieniu instytucji GIODO, a co dopiero mówić o obowiązku zgłoszenia. Kary faktycznie mogą sprawiać wrażenie wyolbrzymionych, zwłaszcza biorąc pod uwagę zazwyczaj niską szkodliwość (podkreślmy słowo zazwyczaj) niedopełnienia obowiązków przez administratora danych. Czy należy się zatem bać? Na pewno nie należy popadać w panikę. Kary pozbawienia bądź ograniczenia wolności w przypadku tej ustawy są bardzo rzadko stosowane. Zazwyczaj postępowanie kończy się na zobowiązaniu do zaniechania nieprawidłowych praktyk, bądź na karze grzywny. Jeśli, drogi czytelniku, jesteś sprzedawcą internetowym i nie spełniłeś obowiązku rejestracji zbiorów w GIODO jak najszybciej tego dokonaj.
Potrzebujesz pomocy przy rejestracji zbiorów, bądź zabezpieczeniu danych osobowych w Twojej firmie? Zgłoś się do nas, a z pewnością ci pomożemy i doradzimy najlepsze rozwiązanie.
utworzone przez Ekspert DaneSklepu.pl | maj 27, 2014 | GIODO sklep internetowy
Kto i kiedy powinien zarejestrować zbiory – czyli jak powinna przebiegać prawidłowo wykonana GIODO rejestracja?
Obowiązek zgłoszenia bazy do rejestracji GIODO ciąży na administratorze danych osobowych. Nie ma znaczenia, czy administrator przetwarza dane samodzielnie, czy zlecił ich przetwarzanie w drodze umowy powierzenia podmiotowi trzeciemu. Odpowiedzialność za ewentualne naruszenie przepisów (m.in. dot. ochrony danych osobowych i GIODO rejestracji) spoczywa na osobach zarządzających firmą, tj. właścicielach sklepu internetowego, dyrektorach przedsiębiorstwa, zarządzie spółki. Rejestracja GIODO stanowi więc ważny element funkcjonowania każdego sklepu internetowego.
Zgłoszenia zbioru do rejestracji GIODO należy dokonać przed rozpoczęciem przetwarzania danych, czyli przed pierwszą czynnością, jaką administrator może wykonać na danych, tj. przed pozyskaniem pierwszych danych do zbioru. Zgodnie z art. 46 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych administrator może rozpocząć ich przetwarzanie w zbiorze po zgłoszeniu go do rejestracji GIODO. Jeśli sprzedawca prowadzi już sprzedaż w swoim sklepie powinien jak najszybciej o takie zgłoszenie zadbać.
Czy należy rejestrować nowy zbiór?
Prowadzenie działalności gospodarczej związane jest sporą liczbą regulacji, których przestrzeganie jest warunkiem koniecznym do jej rozpoczęcia oraz prowadzenia. Jednym z dylematów sprzedawców internetowych pojawiających się przy tej okazji jest kwestia obowiązku zgłoszenia zbioru danych osobowych przetwarzanego przez sklep Internetowy do Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych w związku z przetwarzaniem danych osobowych swoich klientów. Dane, które przetwarzane są przez sprzedawców internetowych w celu prawidłowej realizacji umowy, niewątpliwie mają charakter danych osobowych, o których mowa w ustawie o ochronie danych osobowych. Tym samym bazy danych sklepów internetowych spełniają wszystkie przesłanki wymienione w art. 40 ustawy o ochronie danych osobowych. Wnioskując, rejestracja GIODO w przypadku jest niezbędna.
GIODO rejestracja czyli zgłoszenie zbioru danych do rejestru
Zgłoszenia zbioru danych należy dokonać na formularzu, którego wzór stanowi załącznik do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 11 grudnia 2008 r. w sprawie wzoru zgłoszenia zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych (Dz. U. Nr 229, poz. 1536).
Stosownie do art. 41 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych, prawidłowe zgłoszenie zbioru danych do rejestracji powinno zawierać:
- wniosek o wpisanie zbioru do rejestru zbiorów danych osobowych,
- oznaczenie administratora danych i adres jego siedziby lub miejsca zamieszkania, w tym numer identyfikacyjny rejestru podmiotów gospodarki narodowej, jeżeli został mu nadany, oraz podstawę prawną upoważniającą do prowadzenia zbioru, a w przypadku powierzenia przetwarzania danych podmiotowi, o którym mowa w art. 31, lub wyznaczenia podmiotu, o którym mowa w art. 31a, oznaczenie tego podmiotu i adres jego siedziby lub miejsca zamieszkania,
- cel przetwarzania danych,
- opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz zakres przetwarzanych danych,
- sposób zbierania oraz udostępniania danych,
- informację o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane mogą być przekazywane,
- opis środków technicznych i organizacyjnych zastosowanych w celach określonych w art. 36-39,
- informację o sposobie wypełnienia warunków technicznych i organizacyjnych, określonych w przepisach, o których mowa w art. 39a,
- informację dotyczącą ewentualnego przekazywania danych do państwa trzeciego.
Sankcje natury karnofinansowej za niezgłoszenie zbioru do GIODO?
Otóż tak, przetwarzanie danych osobowych bez ich zgłoszenia niesie ze sobą liczne negatywne skutki, w tym natury karnoprawnej. Zgodnie z treścią art. 53 ustawy o ochronie danych osobowych przestępstwo to zagrożone jest grzywną, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
Podsumowanie
Podsumowując, GIODO rejestracja jest obowiązkowa do prawidłowego funkcjonowania sklepu internetowego. Choć samo zgłoszenie zbioru danych osobowych do rejestracji GIODO nie jest nader kłopotliwe, to jednak wymaga od przedsiębiorców pewnego nakładu czasu i wysiłku, chociażby w stworzeniu odpowiedniej dokumentacji. Gdy z jakichś powodów nie możecie Państwo zająć się rejestracją danych osobowych, możecie zlecić te zadanie specjalistom naszego portalu.
Nasi prawnicy oraz partnerzy w zakresie GIODO są do Państwa dyspozycji. Zyskujecie wówczas pewność, że wszystkie procedury zostaną należycie dopełnione, a zbiór danych osobowych właściwie zarejestrowany.
utworzone przez Ekspert DaneSklepu.pl | kwi 24, 2014 | GIODO sklep internetowy
Obowiązek zgłoszenia bazy do rejestracji ciąży na administratorze danych osobowych. Nie ma znaczenia, czy administrator przetwarza dane samodzielnie, czy zlecił ich przetwarzanie w drodze umowy powierzenia podmiotowi trzeciemu. Odpowiedzialność za ewentualne naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych spoczywa na osobach zarządzających firmą, tj. właścicielach sklepu internetowego, dyrektorach przedsiębiorstwa, zarządzie spółki.
Zgłoszenia zbioru do rejestracja sklepu internetowego w GIODO należy dokonać przed rozpoczęciem przetwarzania danych, czyli przed pierwszą czynnością, jaką administrator może wykonać na danych, tj. przed pozyskaniem pierwszych danych do zbioru. Zgodnie z art. 46 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych administrator może rozpocząć ich przetwarzanie w zbiorze po zgłoszeniu go do rejestracji Generalnemu Inspektorowi. Jeśli sprzedawca prowadzi już sprzedaż w swoim sklepie powinien jak najszybciej o takie zgłoszenie zadbać.
Czy należy rejestrować nowy zbiór?
Prowadzenie działalności gospodarczej związane jest sporą liczbą regulacji, których przestrzeganie jest warunkiem koniecznym do jej rozpoczęcia oraz prowadzenia. Jednym z dylematów sprzedawców internetowych pojawiających się przy tej okazji jest kwestia obowiązku zgłoszenia zbioru danych osobowych przetwarzanego przez sklep Internetowy do Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych w związku z przetwarzaniem danych osobowych swoich klientów.
Dane, które przetwarzane są przez sprzedawców internetowych w celu prawidłowej realizacji umowy, niewątpliwie mają charakter danych osobowych, o których mowa w ustawie o ochronie danych osobowych.
Tym samym bazy danych sklepów internetowych spełniają wszystkie przesłanki wymienione w art. 40 i podlegają obowiązkowi rejestracja sklepu internetowego w GIODO.
Zgłoszenie zbioru do rejestracji
Zgłoszenia zbioru danych należy dokonać na formularzu, którego wzór stanowi załącznik do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 11 grudnia 2008 r. w sprawie wzoru zgłoszenia zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych (Dz. U. Nr 229, poz. 1536).
Stosownie do art. 41 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych, prawidłowe zgłoszenie zbioru danych do rejestracji powinno zawierać:
- wniosek o wpisanie zbioru do rejestru zbiorów danych osobowych,
- oznaczenie administratora danych i adres jego siedziby lub miejsca zamieszkania, w tym numer identyfikacyjny rejestru podmiotów gospodarki narodowej, jeżeli został mu nadany, oraz podstawę prawną upoważniającą do prowadzenia zbioru, a w przypadku powierzenia przetwarzania danych podmiotowi, o którym mowa w art. 31, lub wyznaczenia podmiotu, o którym mowa w art. 31a, oznaczenie tego podmiotu i adres jego siedziby lub miejsca zamieszkania,
- cel przetwarzania danych,
- opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz zakres przetwarzanych danych,
- sposób zbierania oraz udostępniania danych,
- informację o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane mogą być przekazywane,
- opis środków technicznych i organizacyjnych zastosowanych w celach określonych w art. 36-39,
- informację o sposobie wypełnienia warunków technicznych i organizacyjnych, określonych w przepisach, o których mowa w art. 39a,
- informację dotyczącą ewentualnego przekazywania danych do państwa trzeciego.
Sankcje natury karnofinansowej za niezgłoszenie zbioru do GIODO?
Otóż tak, przetwarzanie danych osobowych bez ich zgłoszenia niesie ze sobą liczne negatywne skutki, w tym natury karnoprawnej. Zgodnie z treścią art. 53 ustawy o ochronie danych osobowych przestępstwo to zagrożone jest grzywną, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
Podsumowanie
Podsumowując, choć samo zgłoszenie zbioru danych osobowych do GIODO nie jest nader kłopotliwe, to jednak wymaga od przedsiębiorców pewnego nakładu czasu i wysiłku, chociażby w stworzeniu odpowiedniej dokumentacji. Gdy z jakichś powodów nie możecie Państwo zająć się rejestracją danych osobowych, możecie zlecić te zadanie specjalistom naszego portalu. Nasi prawnicy oraz partnerzy w zakresie GIODO są do Państwa dyspozycji. Zyskujecie wówczas pewność, że wszystkie procedury zostaną należycie dopełnione, a zbiór danych osobowych właściwie zarejestrowany.
Pozdrawiam
utworzone przez Ekspert DaneSklepu.pl | mar 20, 2014 | GIODO sklep internetowy
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w sklepie internetowym stanowi oświadczenie woli, w którego treści jest wyrażona taka zgoda. Nie istnieją szczegółowe zasady formułowania klauzuli zgody, ale z jej tekstu powinno w sposób precyzyjny wynikać, w jakim celu, w jakim zakresie i przez kogo dane osobowe będą przetwarzane.
Ustawa nie wymaga pisemnej formy wyrażenie zgody, jednakże, wyrażający zgodę musi mieć pełną świadomość tego, na co się zgadza. Ponadto, należy wskazać, iż wyrażającemu zgodę przysługuje prawo dostępu do treści jego danych osobowych, możliwość ich poprawiania, a także prawo do żądania zaprzestania wykorzystywania danych w określonych celach. Warto podkreślić, że podanie danych jest całkowicie dobrowolne.
Zakazana niezamówiona informacja handlowa
Wysyłanie informacji handlowych pocztą elektroniczną wymaga uprzedniej i wyraźnej zgody odbiorcy informacji. Oznacza to, że zakazane jest wysyłanie informacji handlowej drogą elektroniczną bez zgody odbiorców.
W oparciu o polski porządek prawny zakazane jest wysyłanie reklam do oznaczonego odbiorcy, będącego osobą fizyczną. Oznacza to, że dopuszczalne jest wysyłanie ofert i innych wiadomości marketingowych na adresy firmowe, z takim zastrzeżeniem, iż nie mogą one zawierać danych osobowych wymienionych osób fizycznych.
Stanowisko sądownictwa polskiego w sprawie zgody na przetwarzanie danych osobowych w tzw. celach marketingowych
O tyle, o ile zgoda na przetwarzanie danych osobowych w sklepie internetowym w celu związanym bezpośrednio z realizacją umowy sprzedaży nie wymaga odrębnego oświadczenia woli klienta, to zgoda na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych jest niezbędna.
Powyższe twierdzenie wynika z wyroku z dnia 19 listopada 2001r., sygn. akt. II SA 2748/00 Sądu Administracyjnego, a mianowicie:
„(…) oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych w celach innych niż realizacja warunków umownych, nie może znajdować się jako jedno z postanowień umownych. Zgoda na przetwarzanie danych w celach marketingowych, reklamowych, informacyjnych oraz przyszłych wynikających z działalności operatora lub osoby trzecie, działające z jego upoważnienia i na jego rzecz, a także zgoda na przesyłanie materiałów promocyjnych i reklamowych innych podmiotów i udostępnianie danych innym osobom trzecim musi być odrębnym oświadczeniem woli, z treści którego wynikałaby zgoda na przetwarzanie w tym właśnie celu.”
Co na to UOKiK?
Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów również stoi na stanowisku, iż zgoda na przetwarzanie danych osobowych w sklepie internetowym m.in. do celów marketingowych musi zostać złożona świadomie, wyraźnie oraz swobodnie. Akceptacja regulaminu przy rejestracji konta użytkownika w sklepie internetowym nie może być interpretowana jako zgoda na przetwarzanie danych osobowych klienta np. w celach marketingowych.
Do rejestru klauzul niedozwolonych wpisano postanowienia, w których klient akceptując regulamin jednocześnie zgadza się na przetwarzanie danych w innych celach, np. w celach marketingowych.
Poniżej wskazujemy przykłady postanowień umownych, uznanych za niedozwolone:
Numer wpisu 3522, data wpisu 06.08.2012:
“Udostępnione dane osobowe będą przechowywane w bazie danych administratora i będą wykorzystywane w celu prawidłowej realizacji umowy sprzedaży oraz w celach marketingowych w szczególności w celu informowania o nowych produktach, usługach oraz promocjach oferowanych przez sklep.”
Numer wpisu 4175, data wpisu 23.02.2013
“Posiadacz Konta (…) wyraża zgodę na zamieszczenie i przetwarzanie swoich danych osobowych w bazie danych osobowych Banku dla celów promocyjnych i marketingowych Banku, podmiotów z nim współpracujących w zakresie świadczonych przez Bank usług bankowych oraz innych podmiotów, z którymi Bank współpracuje przy sprzedaży ich produktów i usług, a także na otrzymywanie informacji handlowej np.: o świadczonych usługach i oferowanych produktach, propozycji udziału w promocjach, w tym za pomocą środków komunikacji elektronicznej na podany adres poczty elektronicznej oraz nr telefonu komórkowego oraz na posłużenie się przez Bank innymi środkami porozumiewania się na odległość w celu złożenia przez Bank propozycji zawarcia umowy, w tym również po wygaśnięciu umowy.”
Reasumując, najlepszą formą uniknięcia uznania danych postanowień za niedozwolone jest zwyczajna profilaktyka. Zatem, warto rozważyć zlecenie opracowania bądź audyt regulaminów profesjonalistom, którzy zadbają o wyeliminowanie “niebezpiecznych” zapisów z konkretnych wzorców umownych.
utworzone przez Ekspert DaneSklepu.pl | mar 20, 2014 | GIODO sklep internetowy
Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych przywiązuje szczególną wagę do poszanowania prywatności użytkowników, korzystających z usług sklepu internetowego. Dlatego też, właściwie nieodzownym elementem każdego sklepu internetowego powinna być polityka prywatności.
Czym właściwie jest polityka prywatności?
Polityka prywatności to dokument informacyjny umieszczany na witrynie internetowej w celu poinformowania użytkowników o tym, jakie dane osobowe są o nich zbierane i w jakim celu będą wykorzystywane.
Jednakże, problem ochrony prywatności w polskich serwisach i sklepach internetowych pojawił się stosunkowo niedawno. Podane niżej definicje mogą w dużym stopniu pomóc w określeniu celu stosowania polityki prywatności, a mianowicie:
-
cookie – to niewielka informacja tekstowa w postaci pliku tekstowego, wysyłana przez serwer i zapisywana po stronie użytkownika odwiedzającego stronę sklepu internetowego (np. na dysku twardym komputera, laptopa, czy też na karcie pamięci smartfona – w zależności z jakiego urządzenia korzysta użytkownik odwiedzając sklep internetowy),
-
log systemowy – jest to informacja, jaką komputer kupującego przekazuje serwerowi przy każdym połączeniu. Log systemowy może zawierać takie dane, jak np. numer IP, na podstawie którego można w dużym przybliżeniu ustalić lokalizację łączącego się z serwisem komputera,
-
adres IP – indywidualny numer, który z reguły posiada każdy komputer podłączony do jakiejkolwiek sieci komputerowej. Numer IP może być stały dla danego komputera lub może być przydzielany podczas każdorazowego połączenia z zdefiniowaną siecią internetową,
-
certyfikat SSL – standard przesyłania danych w Internecie. Certyfikat SSL koduje transmisję danych z komputera do serwera serwisu, w odróżnieniu od zwykłego przesyłania, gdzie transmisja odbywa się „otwartym tekstem”,
-
strona użytkownika – strona, która ukazuje się kupującemu po zalogowaniu się do serwisu sklepu internetowego.
W jaki sposób gromadzone i wykorzystywane są informacje o kupujących przez sklepy internetowe?
Wiele sklepów internetowych ogranicza wykorzystanie i zbieranie informacji o klientach do niezbędnego minimum wymaganego do świadczenia usług na najwyższym poziomie. W niektórych przypadkach za uprzednią zgodą klienta (np. badania ankietowe, konkursy, newsletter) zbierane są informacje o kupujących, takie jak adresy poczty elektronicznej lub dane osobowo-adresowe. Informacje te nie są udostępniane osobom trzecim, chyba że po uzyskaniu zgody kupującego lub jeżeli wymagają tego przepisy obowiązującego prawa i służą co do zasady do realizacji umowy, obejmującej m.in. doręczanie zamówionego towaru lub subskrybowanych wiadomości.
Sklepy internetowe, zapewniają swoim klientom całkowitą anonimowość tak długo, aż sami nie zdecydują inaczej, a także dokonując działań właściwych dla konkretnych funkcjonalności sklepu (np. rejestracja w celu założenia konta użytkownika), z którymi związana jest konieczność ujawnienia określonych danych, np. imię i nazwisko, dane teleadresowe.
Jakie są podstawowe założenia polityki prywatności?
Otóż, należy wskazać, iż zasadniczymi założeniami polityki prywatności są w szczególności:
-
zbieranie tylko tych danych osobowych, które zostały przedstawione przez klienta,
-
wykorzystywanie danych osobowych użytkowników w tych celach, na które została wyrażona zgoda klienta,
-
nieprzekazywanie i nieujawnianie danych osobowych klientów podmiotom trzecim,
-
możliwość wglądu i edycji gromadzonych przez sklep internetowy danych osobowych swoich klientów,
-
natychmiastowe zaprzestanie przetwarzania danych osobowych użytkowników na wyraźne żądanie klienta,
-
respektowanie zasad ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych,
-
szybka reakcja na wszelkie zapytania użytkowników i uwagi dotyczące polityki prywatności.
Podsumowanie
Reasumując, stworzenie polityki prywatności nie jest czynnością nader skomplikowaną, jednakże wymaga od sprzedawców internetowych własnego wkładu i analizy funkcjonalności sklepu. Dlatego też, gdybyście Państwo napotkali trudności w związku z pracami nad polityką prywatności sklepu internetowego, prawnicy naszego portalu są do Państwa dyspozycji.
utworzone przez Ekspert DaneSklepu.pl | mar 20, 2014 | GIODO sklep internetowy
W myśl ustawy o ochronie danych osobowych, baza danych sklepu to każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępny według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie.
Sprzedawca internetowy, prowadząc działalność gospodarczą ma obowiązek zgłoszenia zbioru danych osobowych do rejestru zbiorów prowadzonych przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO). Zgłoszenie ma na celu właściwe, czyli zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych, jak również kontrolowanie prawidłowości ich przetwarzania.
Obowiązek zgłoszenia bazy do rejestracji ciąży na administratorze danych osobowych. Nie ma znaczenia, czy administrator przetwarza dane samodzielnie, czy zlecił ich przetwarzanie w drodze umowy innemu podmiotowi. Odpowiedzialność za ewentualne naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych ponoszą osoby zarządzające firmą, tj. właściciele sklepu, dyrektorzy przedsiębiorstwa, zarząd spółki.
Ważnym jest, iż taki obowiązek należy spełnić jeszcze przed rozpoczęciem właściwej działalności sklepu, czyli rozpoczęciem faktycznej sprzedaży towarów. Jeżeli jednak już prowadzimy sklep internetowy to powinniśmy jak najszybciej o takie zgłoszenie zadbać – kompleksowy wzór dokumentacji w tym zakresie można otrzymać tutaj: http://centrumsprzedawcy.pl/sklep/prawo-dla-sklepu/kompleksowa-dokumentacja-giodo-dla-sklepu-internetowego-wzor/.
Jakie bazy danych osobowych podlegają rejestracji?
Każda baza danych sklepu powinna być zgłoszona na osobnym formularzu zgłoszeniowym, który będzie zawierał odpowiedni zakres danych oraz cel przetwarzania. Przykładowo sprzedawca internetowy posiada w swoim sklepie listę subskrybentów, którzy zapisali się na newsletter. W tym przypadku sprzedawca przetwarza ich adres poczty elektronicznej w celach marketingowych własnych produktów lub usług administratora (zbiór nr 1), a nie w celu realizacji zamówienia, jak w przypadku osób, które dokonało zakupu towaru w sklepie internetowym sprzedawcy (zbiór nr 2).
Należy zauważyć, iż zgłaszając baza danych sklepu do GIODO sprzedawca internetowy nie przedkłada żadnej listy dotychczasowych klientów. Nie ma również potrzeby aktualizowania zbioru o nowych klientów – w GIODO zgłaszamy dany zbiór określając cel przetwarzania zawartych w nim danych osobowych.
Ustawowe wyjątki, w których nie jest wymagana rejestracja posiadanego zbioru danych osobowych do GIODO
Wyjątkiem od zasady zgłaszania zbiorów jest sytuacja, w której przedsiębiorca jest zwolniony z obowiązku rejestracji zbioru danych. Przepisy wyłączają taki obowiązek między innymi w stosunku do administratorów danych osobowych, którzy przetwarzają dane: swoich pracowników, osób świadczących na ich rzecz usługi na podstawie umów cywilnoprawnych, osób korzystających z ich usług medycznych lub prawnych, a także administratorów przetwarzających dane wyłącznie w celu wystawienia faktury lub rachunku. Szczegółowa regulacja w tym zakresie zawarta jest w art. 43 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych.
Należy pamiętać, że poza wskazanymi wyżej przypadkami, rejestracja sklepu internetowego w GIODO jest niezbędna, aby dane te mogły być prawidłowo przetwarzane. Ustawa o ochronie danych osobowych wyraźnie stanowi, że administrator danych osobowych może rozpocząć ich przetwarzanie w zbiorze dopiero po zgłoszeniu tego zbioru do GIODO.
Proces rejestracji bazy danych osobowych do GIODO wymaga skompletowania odpowiedniej dokumentacji. Dlatego też, w razie jakichkolwiek pytań oraz wątpliwości, prawnicy naszego portalu oraz partnerzy w zakresie GIODO są do Państwa dyspozycji.
utworzone przez Ekspert DaneSklepu.pl | mar 20, 2014 | GIODO sklep internetowy
W dobie dynamicznego rozwoju struktury informacyjnej, wiele społecznych aktywności dotychczas zarezerwowanych dla świata realnego coraz to częściej przenoszone jest do świata wirtualnego. Taka sytuacja ma miejsce również w przypadku handlu, skutkiem czego jest powstawanie coraz to nowych sklepów internetowych.
Prowadzenie sklepu internetowego wiąże się z koniecznością przetwarzania danych osobowych klientów. Osoby prowadzące sprzedaż w tej formie często nie wiedzą jednak, że w związku z przetwarzaniem danych osobowych, przepisy prawa nakładają na nie, w tym zakresie, szereg obowiązków. W szczególności zgodnie z treścią art. 40 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz.U. 2002 Nr 101, poz. 926 ze zm.), mają one obowiązek zgłoszenia zbioru danych Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych (GIODO), a niedopełnienie tego obowiązku może przynieść dotkliwe konsekwencje prawne.
Co to są dane osobowe?
Na definicję danych osobowych wskazuje art. 6 wyżej wymienionej ustawy, a mianowicie: dane osobowe to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Kolejna regulacja (art. 7 pkt 1) określa pojęcie zbioru danych osobowych. Przez zbiór danych rozumie się każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie.
Kim właściwie jest GIODO?
Otóż, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych to organ do spraw ochrony danych osobowych działający na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.
Głównym zadaniem GIODO jest kontrola zgodności przetwarzania danych z przepisami o ochronie danych osobowych, dlatego też może on wyciągnąć konsekwencje z nieprzestrzegania obowiązku zgłoszenia zbioru prowadzonego przez sklep Internetowy GIODO.
Czy sprzedawca internetowy ma obowiązek zgłoszenia bazy danych osobowych do GIODO?
Prowadzenie działalności gospodarczej związane jest sporą liczbą regulacji, których przestrzeganie jest warunkiem koniecznym do jej rozpoczęcia oraz prowadzenia. Jednym z dylematów sprzedawców internetowych pojawiających się przy tej okazji jest kwestia obowiązku zgłoszenia zbioru danych osobowych przetwarzanego przez sklep Internetowy GIODO (Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych) w związku z przetwarzaniem danych osobowych swoich klientów.
Dane, które przetwarzane są przez sprzedawców internetowych w celu prawidłowej realizacji umowy, niewątpliwie mają charakter danych osobowych, o których mowa w ustawie o ochronie danych osobowych.
Tym samym bazy danych sklepów internetowych spełniają wszystkie przesłanki wymienione w art. 40 i podlegają obowiązkowi rejestracji.
Rejestracja bazy danych osobowych do GIODO wymaga skompletowania odpowiedniej dokumentacji. Dlatego też, w razie jakichkolwiek pytań oraz wątpliwości, prawnicy naszego portalu oraz partnerzy w zakresie GIODO są do Państwa dyspozycji.
