Czy każdy sklep internetowy musi być zgłoszony do GIODO?
Na tak postawione pytaie należy odpowiedzieć PRZECZĄCO:
1. NIE KAŻDY sklep musi być zgłoszony do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
2. Co więcej, ustawa o ochronie danych osobowych NIE WYMAGA zgłaszania do GIODO sklepu internetowego a zbiorów danych osobowych, które taki sklep przetwarza.
Od razu jednak musimy dodać, że wszystkich sprzedawców internetowych obowiązuje ustawa o ochronie danych osobowych, a większość sprzedawców musi jednak dokonać zgłoszenia zbiorów danych osobowych do GIODO.
To jak to jest z tym zgłoszeniem?
Każdy e-sklep w związku z realizacją zamówień gromadzi i przetwarza dane osobowe swoich Klientów. Są to dane t.j. imię i nazwisko, adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu i tym podobne. W ten sposób staje się administratorem danych osobowych i spada na niego obowiązek zgłoszenia zbiorów danych do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
Większości sprzedawców wydaje się, że uda się uniknąć rejestracji z uwagi na ART.43.1 pkt. 8 Ustawy o Ochronie Danych Osobowych :
“Z obowiązku rejestracji zbioru danych zwolnieni są administratorzy danych:
(…) przetwarzanych wyłącznie w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej, (…)”
Jednak e-sklep to nie tylko faktury czy rachunki.
Dane osobowe Klientów gromadzone są przede wszystkim w celu realizacji zamówień, płatności, w celach marketingowych itp.
Administrator danych powinien przeanalizować i wyodrębnić zbiory i cele, w jakich przetwarza dane osobowe klientów i czy zachodzi którakolwiek z przesłanek zwalniająca go z obowiązku rejestracji zbioru u Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO).
Czy każdy e-sklep musi zarejestrować zbiory danych w GIODO?
Od 1 stycznia 2015 roku z obowiązku rejestracji zbioru w GIODO zwolnione będą sklepy internetowe, które powołają Administratora bezpieczeństwa informacji i zgłoszą go do GIODO. Jawny rejestr zbiorów u danego Administratora będzie prowadził ABI.
Nie jest to zwolnienie bezwzględne, albowiem jeśli w e-sklepie przetwarzane są dane wrażliwe – dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, dane o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz dane, które dotyczą skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym itp. to taki zbiór będzie podlegał rejestracji.
Jest to sytuacja niezmiernie rzadka w praktyce sklepów internetowych, ale trzeba o tym pamiętać.
Jeśli administrator danych w sklepie internetowym nie powoła administratora bezpieczeństwa informacji, powinien zanim rozpocznie faktyczną sprzedaż, dokonać rejestracji zbiorów danych w GIODO.
Art. 43 ustawy o ochronie danych wskazuje przypadki wyłączeń obowiązku rejestracji zbiorów danych osobowych:
1. Z obowiązku rejestracji zbioru danych zwolnieni są administratorzy danych:
1) zawierających informacje niejawne;
1a) które zostały uzyskane w wyniku czynności operacyjno-rozpoznawczych przez funkcjonariuszy organów uprawnionych do tych czynności;
2) przetwarzanych przez właściwe organy dla potrzeb postępowania sądowego oraz na podstawie przepisów o Krajowym Rejestrze Karnym;
2a) przetwarzanych przez Generalnego Inspektora Informacji Finansowej;
2b) przetwarzanych przez właściwe organy na potrzeby udziału Rzeczypospolitej Polskiej w Systemie Informacyjnym Schengen oraz Wizowym Systemie Informacyjnym;
2c) przetwarzanych przez właściwie organy na podstawie przepisów o wymianie informacji z organami ścigania państw członkowskich Unii Europejskiej;
3) dotyczących osób należących do kościoła lub innego związku wyznaniowego, o uregulowanej sytuacji prawnej, przetwarzanych na potrzeby tego kościoła lub związku wyznaniowego;
4) przetwarzanych w związku z zatrudnieniem u nich, świadczeniem im usług na podstawie umów cywilnoprawnych, a także dotyczących osób u nich zrzeszonych lub uczących się;
5) dotyczących osób korzystających z ich usług medycznych, obsługi notarialnej, adwokackiej, radcy prawnego, rzecznika patentowego, doradcy podatkowego lub biegłego rewidenta;
6) tworzonych na podstawie przepisów dotyczących wyborów do Sejmu, Senatu, Parlamentu Europejskiego, rad gmin, rad powiatów i sejmików województw, wyborów na urząd Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, na wójta, burmistrza, prezydenta miasta oraz dotyczących referendum ogólnokrajowego i referendum lokalnego;
7) dotyczących osób pozbawionych wolności na podstawie ustawy, w zakresie niezbędnym do wykonania tymczasowego aresztowania lub kary pozbawienia wolności;
8) przetwarzanych wyłącznie w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej;
9) powszechnie dostępnych;
10) przetwarzanych w celu przygotowania rozprawy wymaganej do uzyskania dyplomu ukończenia szkoły wyższej lub stopnia naukowego;
11) przetwarzanych w zakresie drobnych bieżących spraw życia codziennego;
12) przetwarzanych w zbiorach, które nie są prowadzone z wykorzystaniem systemów informatycznych, z wyjątkiem zbiorów zawierających dane, o których mowa w art. 27 przetwarzanie niektórych kategorii danych ust. 1.
1a. Obowiązkowi rejestracji zbiorów danych osobowych, z wyjątkiem zbiorów zawierających dane, o których mowa w art. 27 przetwarzanie niektórych kategorii danych ust. 1, nie podlega administrator danych, który powołał administratora bezpieczeństwa informacji i zgłosił go Generalnemu Inspektorowi do rejestracji, z zastrzeżeniem art. 46e ponowne zgłoszenia do rejestracji powołania administratora bezpieczeństwa informacji ust. 2.
2. W odniesieniu do zbiorów, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 3, oraz zbiorów, o których mowa w ust. 1 pkt 1a, przetwarzanych przez Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencję Wywiadu, Służbę Kontrwywiadu Wojskowego, Służbę Wywiadu Wojskowego oraz Centralne Biuro Antykorupcyjne, Generalnemu Inspektorowi nie przysługują uprawnienia określone w art. 12 zadania Generalnego Inspektora pkt 2, art. 14 uprawnienia inspektorów pkt 1 i 3-5 oraz art 15-18.
Obowiązuje zasada: jeśli zbiór nie mieści się w tym artykule – podlega rejestracji.
Podsumowanie
Prowadząc sklep internetowy trzeba pamiętać o wszystkich obowiązkach, jakie nakłada na sprzedawcę prawo. Prawo nie nakazuje rejestracji sklepu internetowego w GIODO. Ustawa o ochronie danych osobowych przewiduje dwie możliwości dla sprzedawców – powołać ABI-ego albo zarejestorwać zbiory danych osobowych w GIODO samodzielnie.
Nieznajomość prawa szkodzi, także w e-biznesie. Dobry sprzedawca to taki, który zna regulacje prawne lub korzysta z pomocy specjalistów i w oparciu o to racjonalizuje biznesowe działania, budując tym samym wizerunek rzetelnego sprzedawcy.
