Decyzja GIODO dotycząca standardowych klauzul umownych przekazania danych osobowych podmiotom przetwarzającym dane mającym siedzibę w krajach trzecich
Decyzja GIODO w sprawie wyrażenia zgody na przekazanie przez A. S.A., z siedzibą w W. danych osobowych do M., Inc., z siedzibą w Stanach Zjednoczonych Ameryki, pod adresem: N., zwanego dalej Odbiorcą, na podstawie zastosowanych standardowych klauzul umownych stanowiących załącznik do decyzji Komisji Europejskiej 2010/87/UE z dnia 5 lutego 2010 r. w sprawie standardowych klauzul umownych dotyczących przekazania danych osobowych podmiotom przetwarzającym dane mającym siedzibę w krajach trzecich, na mocy dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych oraz swobodnego przepływu tych danych (Dz. Urz. UE L 39, z 12.02.2010), A. S.A., z siedzibą w W., złożyła wniosek do GIODO , zwaną dalej Wnioskodawcą lub Spółką, o przekazanie danych osobowych do M., Inc., z siedzibą w Stanach Zjednoczonych Ameryki, pod adresem: N..
Wnioskodawca jest spółką posiadającą siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej; Wnioskodawca zawarł z Odbiorcą umowę wzorowaną na standardowych klauzulach umownych stanowiących załącznik do decyzji Komisji Europejskiej 2010/87/UE z dnia 5 lutego 2010 r. w sprawie standardowych klauzul umownych dotyczących przekazania danych osobowych podmiotom przetwarzającym dane mającym siedzibę w krajach trzecich, na mocy dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych oraz swobodnego przepływu tych danych (Dz. Urz.UE L 39, z 12.02.2010).
1. Przekazanie danych będzie się odbywało na zasadach ich powierzenia w rozumieniu art. 31 ustawy a będą przekazane dane osobowe, dotyczące następujących kategorii osób:
a) Kontrahenci sensu stricto Wnioskodawcy, obejmująca: osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą lub też nieprowadzące jej, które na mocy zawartych umów cywilnoprawnych świadczą na rzecz Wnioskodawcy, różnego rodzaju usługi niezwiązane bezpośrednio z przedmiotem działalności Wnioskodawcy (np. sprzątanie, pielęgnacja roślin, indywidualne usługi kurierskie, usługi IT);
b) Agenci Wnioskodawcy – osoby fizyczne świadczące usługi
pośrednictwa przy zbywaniu jednostek uczestnictwa dobrowolnego funduszu emerytalnego w rozumieniu obowiązujących przepisów prawa na podstawie zawartych umów agencyjnych z Wnioskodawcą, które to umowy związane są z przedmiotem działalności Wnioskodawcy;
3. Będą przekazane następujące kategorie danych: podstawowe informacje o osobie, której dane dotyczą (obejmujące: imię, nazwisko, adres zamieszkania, adres poczty elektronicznej, numer telefonu kontaktowego), a także dane związane z realizowaniem płatności (obejmujące numer rachunku bankowego, numer NIP, kwotę oraz rodzaj waluty płatności);
4. Dane będą przekazane w celu korzystania z modułu księgowego aplikacji P., która jest narzędziem zaprojektowanym jako długoterminowe rozwiązanie w obszarze księgowości;
Wnioskodawca w piśmie z dnia […] września 2014 r. oświadczył, że Odbiorca należy do programu Bezpiecznej Przystani w węższym zakresie, niż to określono we wniosku, tj. stosuje on zasady tego programu wyłącznie w odniesieniu do danych związanych z zatrudnieniem a nie będą przekazywane dane szczególnie chronione w rozumieniu ustawy;
Wykorzystywane przez Odbiorcę systemy informatyczne co do zasady spełniają wymogi rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r., Nr 100, poz. 1024), zwanego dalej rozporządzeniem, jednak system nie zapewnia przewidzianego w § 7 rozporządzenia odnotowania: źródła danych, gdyż są one zbierane od osób, których one dotyczą, jak również sprzeciwu, o którym mowa w art. 32 ust. 1 pkt 8 ustawy, gdyż dane są przetwarzane w celach prowadzenia rachunkowości na podstawie przepisów prawa, tym samym w tym zakresie to uprawnienie nie przysługuje.
Wskazówki GIODO:
Zgodnie z art. 47 ust. 1 ustawy, przekazanie danych osobowych
do państwa trzeciego może nastąpić, jeżeli państwo docelowe zapewnia na swoim terytorium odpowiedni poziom ochrony danych osobowych oceniany z uwzględnieniem wszystkich okoliczności dotyczących operacji przekazania danych, w szczególności biorąc pod uwagę:
– charakter danych
– cel
– czas trwania proponowanych operacji przetwarzania danych
– kraj pochodzenia
– kraj ostatecznego przeznaczenia danych
– przepisy prawa obowiązujące w danym państwie trzecim
– stosowane w tym państwie środki bezpieczeństwa i zasady zawodowe (art. 47 ust. 1a ustawy).
Przekazywanie danych osobowych do państwa trzeciego, które nie zapewnia takiego poziomu ochrony z zasady może nastąpić tylko wtedy, gdy zostaną spełnione dodatkowe przesłanki określone w art. 47 ust. 2 lub 3 ustawy.
Natomiast, jeżeli w danym przypadku one nie zachodzą, to przekazanie danych osobowych może mieć miejsce tylko po uzyskaniu zgody Generalnego Inspektora, pod warunkiem, że administrator danych zapewni odpowiednie zabezpieczenia w zakresie ochrony prywatności oraz praw i wolności osoby, której dane dotyczą (art. 48 ustawy) Państwo trzecie, w którym siedzibę ma Odbiorca z racji braku wystarczających uregulowań prawnych dotyczących ochrony danych osobowych, nie może być uznane za państwo zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych osobowych, jak również w świetle zebranych materiałów dowodowych nie zachodzi żadna z przesłanek określonych w art. 47 ust. 2 lub 3 ustawy – w konsekwencji konieczne jest uzyskanie zgody Generalnego Inspektora.
Generalny Inspektor, rozpatrując wniosek o wyrażenie zgody na przekazanie danych do państwa trzeciego, jest zobowiązany ustalić, czy administrator danych zapewnił odpowiednie zabezpieczenia w zakresie ochrony prywatności oraz praw i wolności osoby, której dane dotyczą.
Ze względu na to, że zapewnienie odpowiednich zabezpieczeń może wiązać się z przyjęciem odpowiednich zobowiązań umownych, Generalny Inspektor musi również przeanalizować odpowiednie postanowienia umowne.
Biorąc pod uwagę możliwość zastosowania takiego rozwiązania przez Wnioskodawcę należy wskazać na kompetencję Komisji Europejskiej, która na mocy art. 26 ust. 4 dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych oraz swobodnego przepływu tych danych (Dz. Urz. WE L 281, z 23.11.1995), zwanej alej dyrektywą, jest uprawniona do uznania w drodze decyzji, że określone standardowe klauzule umowne zapewniają odpowiednią ochronę danych osobowych oraz praw i wolności jednostek. Decyzje te wymagają, aby państwa członkowskie nie odmawiały uznania zabezpieczeń ustanowionych w standardowych klauzulach umownych określonych w decyzjach za zapewniające odpowiednie gwarancje ochrony prywatności oraz podstawowych praw i wolności osób fizycznych oraz wykonywania odpowiednich praw zgodnie z wymogami art. 26 ust. 2 dyrektywy. Nie wyłącza to jednak obowiązku spełnienia pozostałych wymogów nałożonych przez właściwe przepisy krajowe. Taki charakter ma również przywołana przez Spółkę decyzja Komisji 2010/87/UE.
Zadeklarowane przez Spółkę zastosowanie standardowych klauzul umownych określonych
decyzją Komisji 2010/87/UE powoduje konieczność porównania przez Generalnego Inspektora przyjętych przez Spółkę klauzul ze standardowymi klauzulami umownymi. Analiza ta wykazała, że przedstawione przez Spółkę klauzule są zgodne ze standardowymi klauzulami umownymi.
GIODO wskutek analizy ocenił, iż stosowane przez Spółkę środki organizacyjno-techniczne mające na celu zabezpieczenie przetwarzanych danych osobowych. Art. 48 ustawy wskazuje, że zastosowane przez odbiorcę danych środki organizacyjno-techniczne muszą być „odpowiednie” (adekwatne). Środki te nie muszą być identyczne do tych, które są wymagane na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej – powinny one adekwatnie zabezpieczać prywatność oraz prawa i wolności osoby, której dane dotyczą.
Jeżeli środki te różnią się od rozwiązań przyjętych w rozporządzeniu, podlegają one każdorazowo ocenie Generalnego Inspektora. Po dokonaniu ich analizy Generalny Inspektor stwierdził, że przedstawione przez Spółkę środki zapewniają odpowiednie zabezpieczenia w zakresie ochrony prywatności oraz praw i wolności osoby, której dane dotyczą.
Spółka przekazując dane w ramach powierzenia nie traci przymiotu ich administratora.
Przedmiotowa sprawa dotyczy powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 31 ustawy – odpowiada ona za zgodność z prawem przetwarzanych danych.
Przepisy art. 47 i 48 ustawy wprowadzają dodatkowe wymogi, które należy spełnić, gdy zamierza się przekazać dane osobowe do państwa trzeciego. Konieczność ich wypełnienia nie zwalnia administratora danych z pozostałych obowiązków nałożonych na niego przepisami ustawy.
Decyzja Generalnego Inspektora w przedmiocie wyrażenia zgody na przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego nie legalizuje wcześniejszego przekazania danych osobowych do państwa trzeciego, które ewentualnie miałoby miejsce przed datą wydania decyzji w sprawie.
Rozpoczęcie operacji przekazania danych osobowych do państwa trzeciego może nastąpić dopiero po wydaniu stosownej decyzji przez Generalnego Inspektora. Niniejsza decyzja upoważnia Spółkę do przekazania danych osobowych do państw trzecich jedynie na warunkach określonych w złożonym wniosku.
Podsumowanie
Nie w każdej sytuacji przekazywania danych osobowych do państw trzecich jest wymagana zgoda GIODO
Administrator, który korzysta z niezmodyfikowanych standardowych klauzul umownych nie musi występować o taką zgodę.
Jeżeli administrator i odbiorca zdecydują się na wprowadzenie modyfikacji do tekstu standardowych klauzul umownych, konieczne będzie uzyskanie zgody GIODO na transfer danych.
Tekst standardowych klauzul umownych można znaleźć na:
Administrator danych: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001D0497&from=PL
Przetwarzający: http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2010:039:0005:0018:PL:PDF
DESiWM/DEC-893/14
