Przedsiębiorcy prowadząc własną firmę, często nieświadomie, biorą udział w procesie przetwarzania danych osobowych. Ma to miejsce już w przypadku zawierania umów handlowych czy prowadzenia różnego typu działań marketingowych. Kilkakrotnie już nowelizowana Ustawa o ochronie danych osobowych z 1997 r. wprowadziła szereg obowiązków po stronie przedsiębiorców w zakresie przetwarzania danych osobowych. Jak wyodrębnić zbiór danych osobowych? Zbiory danych osobowych podlegają obowiązkowi zgłoszenia do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, czyli GIODO. Zanim przedsiębiorca wyodrębni poszczególne zbiory danych powinien pamiętać, że nie każde zestawienie danych osobowych będzie zbiorem. Zbiór danych osobowych to, zgodnie z art. 7 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych: „każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie”. Cechą wyróżniającą zbiór danych od innego zestawu danych będzie zatem struktura, czyli takie uporządkowanie, które daje możliwość wyszukania konkretnych danych według określonego kryterium. Żeby jakikolwiek zestaw danych zaklasyfikować jako zbiór wystarczające jest kryterium umożliwiające odnalezienie danych osobowych w zestawie. Możliwość wyszukania według jakiegokolwiek kryterium osobowego (np. imię, nazwisko, data urodzenia, PESEL) lub nieosobowego (np. data zamieszczenia danych w zbiorze) przesądza o uporządkowanym charakterze zestawu danych i tym samym umożliwia zakwalifikowanie tego zestawu jako zbioru danych osobowych. Tylko będący zbiorem danych osobowych usystematyzowany zestaw danych powinien być zgłoszony do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych, o ile nie zachodzi żadna z przesłanek określonych w art. 43 ustawy o ochronie danych osobowych zwalniająca administratorów danych z tego obowiązku. Zgodnie z art. 43 ust. 1 ustawy z obowiązku rejestracji zbioru danych zwolnieni są administratorzy danych: objętych tajemnicą państwową ze względu na obronność lub bezpieczeństwo państwa, ochronę życia i zdrowia ludzi, mienia lub bezpieczeństwa i porządku publicznego, które zostały uzyskane w wyniku czynności operacyjno-rozpoznawczych przez funkcjonariuszy organów uprawnionych do tych czynności, przetwarzanych przez Generalnego Inspektora Informacji Finansowej, przetwarzanych przez właściwe organy dla potrzeb postępowania sądowego oraz na podstawie przepisów o Krajowym Rejestrze Karnym, dotyczących osób należących do kościoła lub innego związku wyznaniowego, o uregulowanej sytuacji prawnej, przetwarzanych na potrzeby tego kościoła lub związku wyznaniowego, przetwarzanych w związku z zatrudnieniem u nich, świadczeniem im usług na podstawie umów cywilnoprawnych, a także dotyczących osób u nich zrzeszonych lub uczących się, dotyczących osób korzystających z ich usług medycznych, obsługi notarialnej, adwokackiej, radcy prawnego, rzecznika patentowego, doradcy podatkowego lub biegłego rewidenta, tworzonych na podstawie przepisów dotyczących wyborów do Sejmu, Senatu,...
czytaj dalej
Ostatnio bezpłatny audyt zamówiono minut temu
